人事档案规章制度

人事档案规章制度范本

　　随着社会不断地进步，很多情况下我们都会接触到制度，制度是要求大家共同遵守的办事规程或行动准则。相信很多朋友都对拟定制度感到非常苦恼吧，下面是小编精心整理的人事档案规章制度范本，欢迎阅读与收藏。

人事档案规章制度范本1

　　（一）干部人事档案材料收集制度

　　1、严格按照中组部《干部人事档案材料收集归档规定》，明确收集范围，认真做好干部人事档案材料的收集与补充工作；

　　2、档案工作人员要积极主动地与干部人事档案材料形成部门取得联系，及时掌握形成干部人事档案材料的信息，主动地索要应归档的人事档案材料；

　　3、干部人事档案材料的形成部门，应在形成正式材料后的一个月内，将材料送交校档案馆人事档案室归档；

　　4、档案工作人员对收集的干部人事档案材料，要认真进行核对，对缺少的材料要逐一进行登记，及时催要，对不符合归档要求的材料，要及时通知形成档案材料部门补送材料或补办手续，形成材料的部门要按规定认真办理；

　　5、对不属于归档的材料要及时退回材料形成部门。

　　（二）干部人事档案材料鉴别、归档制度

　　1、严格把好干部人事档案材料“入口关”，对收集的档案材料要认真鉴别，严格审核；

　　2、归档材料必须是办理完毕的正式材料；

　　3、归档材料必须齐全完整、真实、文字清楚、对象明确、手续完备，有承办单位的签章或个人署名，有形成材料的日期；需经组织审查盖章或本人签字的，盖章签字后方能归入档案；

　　4、残缺不全、头尾不清、不符合归档要求的材料，不能归入档案，不属于归档范围的材料不得擅自归档；

　　5、干部人事档案材料应统一使用16开纸（19×26.5厘米），材料左边应留出2—2.5厘米的装订边，不得使用圆珠笔、铅笔或红色及纯蓝色墨水和复写纸书写，不得用计算机打印签名；

　　6、凡属于应归入干部档案的材料，应按照中组部《干部档案整理工作细则》进行整理立卷，零星档案材料每两年装订入卷一次。

　　（三）干部人事档案查（借）阅制度

　　1、查（借）阅干部人事档案必须是中共党员，并填写《查阅干部档案审批表》，由查阅单位负责人签字，档案馆领导审批后，方可查（借）阅；

　　2、任何个人不得查阅或借用本人及其直系亲属的档案；

　　3、查（借）阅档案时，档案工作人员应根据规定，确定是否提供或是确定提供材料的范围，凡与查阅内容无关的材料，不得翻阅，并对提供查阅的档案进行登记；

　　4、查阅人员必须严格遵守保密制度，不得泄露或擅自向外散布档案内容；

　　5、查阅人员未经许可，不得擅自摘录或复制档案内容；

　　6、查阅人员必须爱护档案，严禁在档案材料上涂改、圈划、批注、抽取、增添、撤换、损坏档案；违反者应视情节轻重，予以批评教育，直至纪律处分；假公济私者，按违犯《中华人民共和国档案法》处理；

　　7、档案一般不外借，特殊情况须借用时，要说明理由，经档案馆领导批准，严格履行借阅手续，方可借出，借阅档案一般不超过15天，并不准擅自复制、抄录及转借他人；不准携带档案材料进入公共场所参观、游览、探亲访友。

　　（四）干部人事档案转递制度

　　1、转递干部人事档案必须做到及时、准确、安全；

　　2、干部因工作调动或职务变动档案转出，档案工作人员在接到调档函后，经人事处签章及档案馆领导审批后，一个星期内将档案转给新的主管单位；

　　3、转出的档案必须完整齐全，并按规定进行认真的检查、整理装订，不得扣留材料或分批转出；

　　4、转递档案必须按统一规定的《干部档案转递通知单》的项目详细登记，严密包封；

　　5、干部档案应通过机要交通转递或派专人送取，严禁邮寄或交本人自带；

　　6、转出的档案逾期一个月未收到回执的，应发函或打电话询问，以防丢失；

　　7、收到转递来的档案，经检查核对无误后，应在回执上签名盖章退回发档单位。

　　（五）干部人事档案检查核对统计制度

　　1、建立档案工作台帐登记制度，做到勤检查、勤核对，每年全面检查核对统计一次档案，发现问题及时解决；

　　2、提供利用后的干部人事档案，入库前要认真检查，仔细核对，确认无误后方可入库；

　　3、干部档案转出或转入时，要认真对照目录检查核对，防止张冠李戴放错卷或缺少材料；

　　4、整理好的干部人事档案入库前，还要逐卷逐份逐页进行检查核对，发现差错及时纠正。

　　（六）干部人事档案的保管、保密制度

　　1、严格遵守党和国家的保密法规，认真履行职责，严格照章办事，做好干部人事档案的`保管保蜜工作；

　　2、非档案工作人员一律不得进入库房；

　　3、档案工作人员要严格执行查（借）阅档案审批手续，不得擅自扩大档案的利用范围，不得将档案私自带出档案室或私自借给他人：

　　4、认真做好防盗、防火、防潮、防高温、防尘、防虫鼠、防光、防有害生物等“八防”工作；

　　5、严禁吸烟，保持库房的清洁和库内适宜的温湿度（温度14℃—24℃、相对湿度为45%—65%）；

　　6、坚持库房检查制度，每周检查一次，防止不安全因素发生，发现异常情况，应及时采取措施，确保档案安全；

　　7、坚持值班制度，下班前档案要入库，关好门窗，切断电源；

　　8、严禁个人私自保存任何人的档案材料；

　　9、档案工作人员调动时，必须严格履行交接手续；

　　10、对违反保密制度造成失、泄密事件的单位和个人，应视情节轻重，根据《中华人民共和国档案法》第二十四条规定给予处罚。

　　（七）人事档案管理人员职责

　　1、热爱本职工作，忠于职守，认真负责保管好教职工人事档案，为国家积累档案史料；

　　2、建立人事档案台帐，及时收集、鉴别、整理干部档案材料，及时报送省管干部档案材料；

　　3、严格执行档案管理规章制度，认真办理人事档案的查（借）阅和转递；

　　4、及时登记教职工职务、工资变动情况；

　　5、为学校及有关部门提供教职工情况；

　　6、维护人事档案的完整与安全，做好人事档案的保密保护工作；

　　7、调查研究全校人事档案工作情况，制定和修订规章制度，搞好人事档案的业务建设和业务指导；

　　8、完成领导交办的其他事项。

人事档案规章制度范本2

　　第一章、总则

　　第一条：为规范人事档案管理工作，提高档案管理水平，有效的保护和利用档案，使之科学化、规范化、制度化，在企业经营活动中充分发挥人事档案的作用，更好地为xx集团各项工作服务，特制定本管理制度。

　　第二条：人事档案工作是集团组织人事工作的重要组成部分，也是集团档案工作的重要组成部分。它是为贯彻执行集团战略、方针、政策服务的，是选贤举能，知人善任，历史地全面地考察了解和正确选拔使用员工的重要依据。

　　第三条：本制度适用于xx集团总部及其各子公司。

　　第二章、管理职责

　　第四条：集团企业管理部人事档案管理的职责

　　a、负责制订、修改和完善集团人事档案管理的相关工作管理制度与实施细则等规范；

　　b、负责本制度在各子公司实施执行的具体指导和监督检查；

　　c、负责xx集团战略决策委员会成员的人事档案管理工作；

　　d、负责xx集团各子公司、部门的员工人事档案管理工作；

　　e、负责对各子公司的员工人事档案管理工作进行检查与督导。

　　第五条：集团企业管理部人事档案管理的义务是指导各子公司按本制度要求建立规范的档案管理程序、规范档案管理行为。

　　第六条：各子公司行政部门人事档案管理的职责就是负责执行本制度，按其要求建立规范的人事档案管理；负责管理企业管理部所有员工人事档案管理工作。

　　第三章、人事档案内容

　　第七条：人事档案一式两套（原件由各子公司行政部保管、复印件由集团人事部统一管理），是由历史地、全面地反映员工情况的有关材料构成，主要有如下几类：

　　a、履历材料（包括个人的简历资料、学历、资格证等）；

　　b、考核、考察材料；

　　c、奖励及处分材料；

　　d、培训记录及外训协议等材料；

　　e、劳动合同、保密协议、录用、任免、聘用、离职材料；

　　f、其他可供企业用人参考的资料。

　　第四章、档案编号管理

　　第八条：各子公司行政部门必须按照OA管理系统中的员工编号（即：工号）进行编号，每100个档案做一个标记，方便查找。

　　由其他单位转入的员工档案，按照转入单位的编号更换编号（转出单位办理离职手续）。

　　第五章、人事档案的收集与整理

　　第九条：日常收集员工履历表、试用期考评表、各种奖励、职务任免、岗位/待遇调整表、续签合同等材料。

　　各子公司人事档案管理人员必须在每次招聘结束后的七日之内（试岗期结束），必须将新进员工的人事档案收集、整理并进行归档。

　　日常新进人员的人事档案必须于办理入职手续两日之内，将将新进员工的人事档案收集、整理并进行归档。

　　第十条：各子公司行政部门的人事专员在以下几个时段特别需要做好人事档案资料的归档工作。

　　1、新员工报到时

　　新员工报到后，收齐新入职员工的所有手续、证件、资料后，统一装入新建的档案袋内，并在档案袋封面右上方书写上档案袋编号（口取纸）、员工姓名、性别。结束试岗期后的三个工作日之内，将以下档案、证件和资料进行再次归档：《许昌xx集团应聘人员求职表》（必须要有面试评价表及审批人意见签署）；⑵身份证（双面都印在同一页上，A4纸）、学历证、学位证及其他相关资质证件的复印件；

　　2、员工办理正式入职手续时

　　员工结束七天试用期后的三个工作日之内，将以下档案、证件和资料进行再次归档：

　　（1）《许昌xx集团应聘人员求职表》（必须要有面试评价表及审批人意见签署）；

　　⑵身份证（双面都印在同一页上，A4纸）、学历证、学位证及其他相关资质证件的复印件

　　3、员工办理转正手续时

　　员工转正手续完成后，各级人力资源部门人事专员必须将以下资料收集齐后，归入该员工的档案袋：该员工的《应聘求职表》、《试用期考评表》；《劳动合同》、《保密协议》；4、员工办理调动手续时

　　各级人力资源部门，在完成员工调动手续的.三个工作日内将员工调动手续资料装入该员工的档案内，具体的资料有：《岗位/待遇调整表》；⑵、《工作交接表》；

　　⑶、《文件档案资料移交明细表》、《物品资产移交明细表》、《客户资料移交明细表》、《待办工作（事宜）移交明细表》；

　　5、员工办理离职手续时

　　各级人力资源部门人事专员，在办完员工离职手续的三个工作日内，将离职相关资料装入该员工的档案内，必须装入的资料有：该员工的书面离职申请书；《离职清算表》⑶、《离职申批表》；

　　⑷、《员工离职工作移交表》；

　　⑸、《文件档案资料移交明细表》、《物品资产移交明细表》、《客户资料移交明细表》、《待办工作（事宜）移交明细表》。

　　第十一条：每年一季度按公司档案管理办法对上一年的人事档案进行整理、组卷。人事档案的收集范围：本管理制度第三章中所列的档案内容涉及的相关材料。

　　第十二条：在整理过程中,不得私自涂改、抽取或伪造档案材料。

　　第六章、人事档案的借阅与移交

　　第十三条：凡借用人事档案，必须填写《人事档案借阅登记表》，由人力资源部门的负责人核实理由，经企业管理部领导签批后，方可借出，借出的档案必须在7天内归还，如确因工作需要，可办续借手续。

　　借阅档案的人员，对档案应妥善保管，不得遗失、泄密和污损，不准抽换、折卷和转换，不得复印。

　　第十四条：人事档案的移交分为人事档案移交和人事档案管理人员工作变动移交两种。

　　第七章、其他规定

　　第十五条：凡是公司的员工（正式员工、试用员工和临时员工）都必须建立档案正本，是否建立副本，根据工作需要由人力资源部自行确定。

　　第十六条：档案管理人员应具有良好的思想素养，按受过正规的档案管理培训，在工作中须严格遵守保密制度。

　　第十七条：不得擅自处理或销毁档案材料，应按公司档案管理制度进行档案保管和档案销毁。

　　第十八条：集团人事部定期或不定期地对各子公司的人事档案管理工作进行检查与督导，检查中凡发现不按照以上规定予以办理执行的，视情节轻重，处罚人事档案管理员50—200元，其所属各子公司领导负连带责任，处罚100—200元。

　　第十九条：各子公司人事档案管理人员是定岗管理，凡与原人事档案管理人员的变动（包括换岗、离职、增减其他工作量）的，必须报经集团企业管理部，批准后方可执行，否则直接处罚当事人50—200元，各子公司相关领导承担连带责任，处罚50—200元。

　　第二十条：奖惩投诉

　　员工对本人或他人的奖惩在以事实为依据的前提下可以越级投诉，也可以直接投诉到集团人事部。

　　受到投诉的奖惩在抽查时可暂停，待调查清楚后再予以处置。

　　1、投诉调查结果属实的，撤消原奖惩决定，可以对员工投诉他人奖惩的进行表扬奖励。

　　2、投诉调查结果不属实的，维持原奖惩决定，并对投诉员工进行教育，要规范其行为和思想，注重事实；若纯属造谣生事的，可以对投诉员工予以行政记过处罚。

　　第二十一条：本制度最终解释权归集团企业管理部。

　　第二十二条：本制度从下发之起实施。