什么是发文字号？发文字号的作用是什么？

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《党政机关公文处理工作条例》(以下简称《条例》)第九条规定，公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。发文字号是公文格式中不可缺少的组成部分，正确使用发文字号也是规范公文写作的一个方面。

一、发文字号的作用

编制发文字号的根本目的是便于公文规范化管理。确定发文字号是机关发文办理过程中必经程序之一。规范发文字号，不仅在公文处理和公文管理工作中有重要意义，也为公文归档后的查找利用提供了准确依据。

1. 发文登记、统计作用。发文办理主要程序之一“登记”就是对复核后的公文，确定发文字号、分送范围和印制份数并详细记载。发文字号是发文单位对要发出公文进行登记的重要项目，它固定了公文在形成中的次序和位置，维护了公文形成的系统性和完整性。通过发文字号的序号，可方便地统计发文的数量。

2. 收文登记、提示作用。收文单位根据来文的发文字号的机关代字进行分类登记、传阅、分办、批办等。一见到发文字号就知道它是什么机关发出的第几号的公文，一目了然，这对公文的阅读和办理有提示作用。

3. 公文引用和查询作用。引用公文时先引标题，后引发文字号，第二次引用同一公文时，可用发文字号代替。用发文字号可方便地告知、查询公文。

4. 公文归档和利用作用。依据发文字号的机关代字、年份进行分类，既便于立卷、归档，防止公文混乱和丢失，也便于保管和利用。特别是以件为单位整理档案，这一作用更加凸显出来。

5. 方便对公文进行计算机管理。可用发文字号对公文管理系统进行检索，快速地查出重复来文。能利用计算机对发文进行分类，自动产生发文字号的流水号，避免发文字号重号、漏号。同时便于查找利用，提高效率。

二、发文字号的三要素

《条例》规定，发文字号由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。习惯上称“机关代字”、“年份”、“ 发文顺序号”为发文字号的三要素。发文字号三要素的排列次序是机关代字在前, 年份随后, 发文顺序号居尾。如“闽政办〔2013〕7号”，其中“闽政办”为福建省人民政府办公厅的机关代字，“〔2013〕”表示成文的年份为2013年，“7号”为该年份“闽政办”的发文顺序号。

1. 发文机关代字。机关代字要选用能够反映本区域、本机关等本质属性的文字作为代字，如福建省人民政府，选“闽政”作为机关代字。同一单位、同一类公文的机关代字应当统一，如何确定机关代字，虽没有统一规定，但必须注意与名称相近的其他机关相区别，一般为2～6个字。由于《条例》和《格式》都没有对机关代字作出具体规定，实际操作中往往各行其是，有的只有一个层次机关代字，有的包含发文机关主办公文的部门的第二个层次代字，有的机关代字还带有“发”、“文”、“字”、“函”、“复”等。对这些有争议的问题，后面专门探讨。

2. 年份。《党政机关公文格式》国家标准(以下简称《格式》)明确规定，年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注;年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入。年份是指公文成文所在的年度。年份数字要写全，不能简化。例如，2013年不要写成“13”。年份要用六角括号“〔〕”括起来，不能用方括号“[]”，也不能用圆括号“( )”和方头括号“【】”。注意，六角括号不是数学中使用的中括号(即方括号)，二者形状不同，一个倾斜，一个方直，区别比较明显。其实，国家标准规定使用六角括号“〔〕”，是有理据的。在引用公文时，公文标题后的发文字号要用圆括号“()”括起，如果发文字号中的年份用中括号括起，就违反了低级符号中不得包含高级符号的原则。

3. 发文顺序号。 《格式》已详细规定，发文顺序号不加“第”字，不编虚位(即1不编为01)，在阿拉伯数字后加“号”字。发文顺序号应统一用阿拉伯数字进行标注，从1起编制流水号。早期曾有惯例，发文字号中有“字”必有“第”与之搭配，如“福政字〔1993〕第5号”。后来国家标准将其统一为不加“第”字(不管有无加“字”)。此外，命令(令)格式、纪要格式等公文的特定格式有不一样的发文字号。有特定格式的“令”的发文字号一般只需标明发文顺序号(格式为“第+发文顺序号+号”)，如国务院令“第638号”。“令”的发文顺序号一般不按年度编排，政府换届时也不从头编号。据笔者考证，从1988年6月3日编为第1号开始的国务院令，一直编到现在“第644号”，政府换届时也不从头编号。纪要包括常务会议纪要、办公会议纪要、专题会议纪要等，因有特定格式，其发文字号一般只需标明年份和发文顺序号。政府常务会议纪要一般只需标明发文顺序号(格式为“第+发文顺序号+次”)，如省政府常务会议纪要“第7次”，发文顺序号一般不按年度编排，换届时从1开始从头编号，换年份时连续编号。

三、发文字号不规范现象分析

1. 机关代字混乱。有的机关代字被拆开，如“福政〔2013〕综1号”，规范的写法应是“福政综〔2013〕1号”。有的机关代字过于简单，单独看发文字号，很难判断出是哪个机关的公文，起不到提示的作用。如某镇党委的发文字号中机关代字仅用“镇委”二字，若引用“镇委〔2013〕1号”，很难看出是哪个镇的文件。机关代字不当，甚至会造成与其他机关的发文机关代字混同。如在网上查询“海办发〔2013〕12号”，既可看到“国家海洋局办公室关于印发《2013年海域管理工作要点》的通知(海办发〔2013〕12号)”，又可查到“海安县委办公室、县政府办公室《关于印发2013年县党政领导信访接待日及县镇部门领导下访制度实施意见的通知》(海办发〔2013〕12号)”。

2.年份不规范。比如，“福土办〔13〕22号”、“ 福住办[2013]33号”，前者错在年份不全，后者错用括号，错在年份应用“〔〕”括起，而非“[]”。规范的写法应分别是“福土办〔2013〕22号”、“福住办〔2013〕33号”。

3. 顺序号不规范。有些公文的发文顺序号，把本应写阿拉伯数字的，误用为汉字数码，如“福文财〔2013〕一号”，规范的写法应是“福文财〔2013〕1号”。有的在序号前加“第”字，如“福文财〔2013〕第8号”，规范的写法应是“福文财〔2013〕8号”。还有的在序号前冠以“0”或“00”等，如“福人档〔2013〕007号”，规范的写法应是“福人档〔2013〕7号”。值得注意的是，不要把发文字号(俗称“文号”)与“份号”搞混。份号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序号。涉密公文应当标注份号。标注份号一般用6位3号阿拉伯数字，份号要编虚位，如“000123”。发文机关根据份号可掌握每一份公文的去向。当公文需要收回或销毁时，就可对照份号掌握其是否遗漏或丢失。因此，发文机关在发文、收文机关在收文时，都要登记份号。

4. 要素颠倒。《条例》对发文字号的规定，实质上明确了机关代字、年份、发文顺序号三要素的排列次序。但个别单位在使用发文字号时，并没有按次序排列，造成前后颠倒的不规范现象。如“[2013]福运司字第25号”、“〔2013〕福科改67号”，规范的写法应分别是“福运司〔2013〕25号”、“福科改〔2013〕67号”。

五、发文机关代字编制方法

科学正确地编制公文的发文字号，关键在于如何确定机关代字。机关代字是发文机关所发公文类别的代字，并不是发文机关的简称。

1. 机关代字应选用本机关所属行政区划名称的代字，以便区分不同行政区划同类性质机关的代字。如福建省的福清市、福安市、福鼎市分别选用“融”、“安”、“鼎”字，这样“融政”、“安政”、“鼎政”分别为福清市、福安市、福鼎市人民政府的机关代字。建议各地机关的代字加上省级行政区的简称，其好处一是避免与其他地区机关代字重复雷同，二是一眼就能看出是哪个省的文件。如福建省、江苏省都有鼓楼区人民政府，雷同用“鼓政”作为机关代字，若分别改为“闽鼓政”、“苏鼓政”应更合适。

2. 机关代字应选用反映本机关本质属性的代字，避免与其他机关特别是性质相近机关的代字重复。如“农业局”、“农垦局”应分别选用“农”、“垦”字，这样既反映本机关的本质属性，又避免因都用“农”字而混淆。同一系统的发文字号应有统一的代字，如财政部、省财政厅、市财政局、县财政局可选用“财”字。各地政府应统一选用“政”或“府”作为代字，目前全国31个省市自治区人民政府大多选用“政”字，只有上海市、重庆市、四川省、贵州省、江西省、广东省、海南省人民政府选用“府”字。

3. 正确对待机关代字中加内设主办部门代字的现象。业界对发文字号有“大流水号”、“小流水号”之争。所谓“大流水号”就是一个机关共用机关代字，采用一个发文顺序号。所谓“小流水号”就是机关代字中加内设主办部门代字，各内设主办部门各自使用一个发文顺序号。“大流水号”突出了机关的整体感，使发文管理工作简洁有序、易于操作、统一管理。但各主办部门的公文分别位于不同的号段内，不便于内设部门查找利用。目前各级党政机关办公厅(室)多采用这种方法。“小流水号”可以集中反映各个内设部门的发文情况，查找利用方便，收文单位可比较准确地对来文进行分办，但不利于文秘部门统一管控，也容易让人误解为内设机构行文(实际上应以发文机关署名印章为准)。这种方法适用于内设机构较多、全年发文也比较多的中上层机关。目前内设机构较多的国家部委多采用这种方法。具体到某一个机关，到底用哪一种方法，《条例》和《格式》都没有对机关代字编写方法作强制规定，可根据机关的性质、发文管理情况、内设机构的多少、全年发文总数的多少等因素来定。

4. 慎用“发”、“呈”、“请”、“报”、“字”等代字。对于“发”、“字”等字的使用，说法很多：党政机关的代字多为“发”，职能部门的代字多为“字”；全局性或综合性的发文多用“发”字；职能性的发文多用“字”字；“发”表示受文者是下级机关，发文者是在做全局性的重要工作部署；“字”的发文对象可以是上级机关，也可以是平级和下级机关，用于具体事务。“文”指各级政府机关的行文，“字”指非政府机关的行文。特别是有的机关还使用“呈”、“请”、“报”等字表示上行文，用“复”表示批复，用“通”表示通知，等等。实际上，从公文标题就可看出公文的文种，从行文关系中可看出行文方向，完全没有必要在机关代字中作这种分类。按文种或行文方向分类编号，内容有联系的公文往往分属不同的公文种类，查找利用不方便，无形中给管理增加麻烦。要注意的是，“函”字用于信函格式，文种“函”、“意见”(平行文)都要编函号(机关代字最后一字为“函”)。实际操作中，无论是“函”，还是“意见”“通知”“批复”“命令”等文种，只要编函号就应使用“信函格式”印发。

公文处理工作的科学化、制度化、规范化，需要从每一个细小环节做起，包括规范公文的发文字号。要认真学习《条例》、《格式》，建立和完善公文处理的有关规章制度，不断提高机关、企事业单位的公文质量。

发文字号是指各级政府或其他机构发布文件时所采用的编号方式。它是对文件进行管理和归档的重要依据，同时也是保证文件的合法性、权威性和可追溯性的重要标志。发文字号通常由数字和字母组合而成，可根据文件的种类、级别、时间等信息进行编制。

发文字号的作用主要体现在以下几个方面：

首先，发文字号是文件的身份证明。通过发文字号的编号，可以准确地确定文件的身份和归属，防止文件的冒用和篡改。同时，发文字号还可以追溯文件的发布时间和所属机构，方便查询和归档。

其次，发文字号是文件的合法性证明。政府或机构发布的文件必须经过正式的程序和程序才能产生法律效力，发文字号则是这一程序的重要环节。通过发文字号的编制和颁发，可以确认文件的合法性和正当性，确保文件的内容和要求得到依法执行。

此外，发文字号还是文件的权威标志。不同级别的文件具有不同的发文字号编制规则，高级别文件的发文字号往往更为复杂和繁琐。因此，通过发文字号的编制和使用，可以准确地判断文件的重要性和权威性，避免对文件进行混淆和误解。

最后，发文字号是文件管理和检索的重要依据。大量的文件需要进行管理和归档，发文字号可以作为文件管理和检索的重要标识。通过发文字号的编制和分类，可以方便地对文件进行分类、整理和存档，提高文件管理的效率和质量。

总之，发文字号是对文件进行管理和归档的重要方式，具有身份证明、合法性证明、权威标志和管理依据的作用。它不仅是政府和机构内部文件管理的重要手段，也是保证文件的合法性、权威性和可追溯性的重要标志。因此，在发布和使用文件时，我们应该充分认识到发文字号的作用和重要性，并正确理解和使用发文字号。"

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