办公室主任如何当好领导的参谋助手

更新时间：2022-08-17 16:19:48 职场法则我要投稿

相关推荐

办公室主任如何当好领导的参谋助手

　　行使公司行政办公秩序、物资供应指导、指挥、监督、管理的权力，并承担执行公司各项规程、工作指令的义务。以下是小编帮大家整理的办公室主任如何当好领导的参谋助手，欢迎大家借鉴与参考，希望对大家有所帮助。

办公室主任如何当好领导的参谋助手

　　办公室是政府（企事业单位）的综合办事部门，其主要职责是参与政务、管理事务、搞好服务。因此，办公室既是单位工作正常运转的枢纽，是沟通上下、联络各方的桥梁和纽带，又是领导决策的参谋部。办公室的地位和作用显而易见。

　　当好领导的参谋助手，要在如下几个方面下功夫：

　　一、着力抓“三办”，演好重头戏

　　“三办”，即办文、办会、办事。这是办公室工作的主要任务，是办公室的看家本领。“三办”的工作效率和工作质量如何，不仅直接反映出办公室的工作水平，而且直接影响到政府机关或单位在公众社会的形象。

　　（一）办文。即公文办理，在“三办”工作中分量最大。因为不但办会、办事离不开办文,就是参与政务、管理事务，搞好服务，也要通过公文来实现。所以，办文在办公室工作中有着举足轻重的作用。公文办好了，是办公室参谋助手作用发挥的一个重要表现。

　　如何办好公文？总的原则是:严格按照《国家行政机关公文处理办法》和《广西壮族自治区国家行政机关公文处理办法实施细则》的要求规范办理。

　　公文的草拟和审核，是衡量办公室人员工作能力和水平的尺码，也是对办公室工作人员文字能力和政策理论水平的检验。

　　公文毛病在各级行政机关中普遍存在，企事业单位公文不规范的问题更是屡见不鲜。最常见的是公文格式不规范、乱用标点、错用文种等，这是属于“低级错误”的一类。还有的是属于文字表述和语法、修辞等方面的“高级错误”。

　　请看下面例子：

　　例1.为下一步工作的开展奠定并创造了良好的条件和基础。

　　例2.此问题在性质上和违法犯罪决然不同，应慎重处理。

　　例3.有了家政行业，家庭清扫、净菜配送、儿童接送、粮油购买、费用结算、照顾老人、护理病人、家庭厨师等等琐碎杂事可以请家政管理人员为你统一安排。

　　例4.思想和品德修养好坏是青少年健康成长、一生有所作为的重要条件。

　　例5.这样做是为了教育他，避免他今后不再犯错误。

　　例6.在某市政府向社会发布的一份《通告》中，有这样的内容表述：“依法将海域还给当地群众”。

　　例7.某市质监系统技术机构整合工作方案，对“整合的意义”写了4点，其内容都是对现状问题的罗列，没有一句涉及“意义”的话，且整篇结构逻辑混乱，是一篇典型的“问题公文”。

　　公文的拟办，是考验办公室工作人员能否当好参谋助手的试金石。

　　（二）办会。即会议的筹备、组织工作。开好各种会议,办公室负有重要责任,也是当好参谋助手的具体体现。

　　筹备组织会议的工作(包括接待工作)是否慎密，各个环节、细节考虑是否周全，决定着组织工作的成功与否。成也细节，败也细节。

　　实践说明，不断提高办会的质量和效率，是办公室履行“参谋部”职责的必然要求。

　　(三）办事。如何处理好办公室具体事务，为领导正确决策提供参谋助手服务，是办公室的主要职责之一。办公室工作事无巨细，经常面对繁杂的事务，大事、小事、杂事缠身，要把事情都办好确实不容易。把该办的事情办好，要把握好如下原则：

　　第一，不因事小而不为。办公室工作无小事。抓小事要做到：一是知大知小；二是小中见大；三是举轻若重。

　　第二，不因事多而乱为。

　　第三，不因事急而盲为。

　　第四，不因事难而怕为。

　　二、凡事重协调，多方解难题

　　协调是办公室的一项重要职责。办公室的协调工作无时不有，无处不在。

　　做好协调工作，要从如下几个方面入手：

　　（一）要把握好协调原则。

　　1.依法、依规协调原则。

　　2.实事求是、客观公正原则。

　　3.立足全局、服从总体目标原则。

　　4.统一领导、统筹兼顾原则。

　　5.为领导服务与为基层服务相一致原则。

　　（二）要讲究协调艺术和方法。

　　1.以落实有关政策为切入点进行协调。

　　2.运用思想政治工作方式进行协调。

　　3.以“避其锋芒，以柔克刚”的方式进行协调。

　　4.用“热加工”的方式进行协调。

　　5.用会议形式进行协调。

　　6.用个别商谈的方式进行协调。

　　这些方法总括起来讲，就是“软硬兼施”，“冷热并用”，“明暗齐上”。协调问题特别是复杂的问题，往往要用几种方法。开什么锁用什么钥匙，这就是运用协调艺术的原则。

　　（三）协调要注意的几个问题。

　　第一，抓好三个环节。一是做好协调前的准备工作；二是组织好协调会议；三是抓好协调后的督查落实。

　　第二，处理好三个关系。一是协调工作快与慢的关系；二是领导与领导的关系；三是务实与务虚的关系。

　　第三，民主协调，科学决断。

　　第四，要讲究协调中的语言艺术。

　　三、深入搞调研，决策提建议

　　调查研究的目的，是要为领导分析问题、作出决策、指导工作提供及时、准确、全面的情况材料，更好地为领导决策服务。这应该是办公室发挥参谋助手作用的一项基础性、经常性的工作。要围绕改革发展中出现的矛盾，特别是领导关注，群众关心的、急需解决的热点、难点问题，适时开展调查研究，提出解决问题的建设性建议和意见，为领导决策提供服务。

　　调查研究的实践说明：加强调查研究工作，围绕中心工作为领导出谋划策，是办公室当好参谋助手的又一重要体现。办公室工作是大有作为的。

　　在事务多的情况下，办公室如何搞好调查研究？

　　第一，要见缝插针挤时间。

　　第二，要选好调研课题。一是要选择领导关注的问题。二是要选择群众普遍关心、急需解决的热点、难点问题。三是选题既要注重现实性又要注意预见性。

　　第三，要组织安排好人力。

　　第四，要撰写好调研报告。撰写调研报告应注意三点：一是内容要实，材料要真，要实事求是，正确反映事情的本来面目。二是观点要鲜明，事例要典型，文字要简练，对问题的分析判断要有说服力。三是提出的意见和建议要可切实行，具有操作性。

　　四、广泛收信息，当好咨询员

　　为领导提供信息咨询，是办公室当好参谋助手的又一重要职责。

　　信息咨询是一种基于对各种信息的有效利用和反馈的业务活动。它通过利用各种信息处理技术，对各类信息进行搜集、加工、整理、分析、传递，向决策者充当顾问、参谋和外脑的作用。

　　办公室是承上启下、联系各方的中心枢纽，每天都有大量的信息通过，有可能捕捉到更多的有重大价值的信息。

　　随着改革发展的不断深入，信息工作的任务将越来越重，搞好信息咨询工作已成为办公室做好参谋助手工作的一项突出任务。

　　(一)信息收集的基本要求。

　　1.准确。真实、准确是信息的生命，只有真实准确的信息，才能使领导决策建立在科学的基础上。

　　2.及时。信息的时效性决定了信息的生命力在于流动，信息流动的速度越快，它在实践中获得的价值就越高。

　　3.广泛。在收集信息时，必须从上下、左右、四面八方各不同的角度，广泛收集。

　　4.适用。即要有针对性，适合领导利用。

　　5.综合。综合就是根据领导的需要，对一些重大问题、牵涉面广的问题，收集相关信息，从总体上进行系统地归纳、整理、综合处理，以专题的形式，形成较为全面、系统的材料。

　　（二）信息收集的内容及加工。

　　1.经济社会性信息。

　　2.政策性信息。

　　3.科技性信息。

　　4.经验性信息。

　　5.民生性信息。

　　信息的加工有如下几种方法：

　　一是“点”、“面”结合法。

　　二是定量、定性结合法。

　　三是反映、预测结合法。

　　信息传递要把握好时机和速度。

　　信息的传递是指把筛选和加工后的信息通过各种传播途径，提供给领导使用。

　　信息传递要注意两点：一是要迅速；二是要保密。

　　五、队伍须过硬，“班长”要称职

　　作为领导“参谋部”的办公室，发挥好参谋助手作用，要有一个特别能战斗的团队。这个团队有如下几个特点：

　　第一，政治上坚定。

　　第二，思想上敏锐。

　　第三，业务上精良。

　　第四，工作上勤奋

　　第五，作风上严谨。

　　第六，从政上廉洁。

　　有了一支政治上坚定、思想上敏锐、业务上精良、工作上勤奋、作风上严谨、从政上廉洁的团队，就没有打不胜的仗。

　　办公室主任作为这个团队的领头人，应具备如下素质：

　　第一，要有较高的政策理论水平。

　　第二，要有较深的文字功底。

　　第三，要有较强的协调能力。

　　第四，要有相当的组织才干。一是善当“不管部长”；二是要“有忍有谋”；三是既要会“搬道岔”，又要会“弹钢琴”；四是态度上要做到“殷勤而不自卑”;五是在工作方式上要做到：谋划上求早，步调上求快，方法上求活，作风上求实。

　　第五，要有较广的知识面。

　　第六，要有良好的个人修养。

　　一是要有胸怀全局、爱岗敬业的观念。

　　二是要有“三从”“四得”的服务意识。“三从”，即服从、听从、侍从； “四得”，即吃得苦、受得气、坐得住、管得严。

　　三是要有“三心”“四勤”的热情。“三心”，即对同志要热心、诚心、耐心。“四勤”，即对工作要充满自信，脑勤、嘴勤、手勤、腿勤。

　　拓展：和领导相处的技巧

　　一、敬业乐业。

　　敬业精神是个常谈常新的老话题。从与领导关系的角度讲，当前有相当一部分人就严重缺乏敬业精神，而同时还有相当一部分人不善于表现敬业精神。我们提倡敬业，但也提倡会敬业，这里有三方面的技巧需要注意。第一，对工作要有耐心、恒心和毅力。第二，苦干要加巧干。勤勤恳恳，埋头苦干的敬业精神值得提倡，但必须注意效率，注意工作方法。第三，敬业有道。道就是让领导知道或感受到你付出的努力。

　　二、学会尊重。

　　一般来说，领导相对具有较强的能力、较高的声望，作为下级，首先应当尊重领导，切不可目无领导，应该服从领导安排，恪守本分，服从命令，支持领导的工作。对于领导安排的工作，不能过分计较干多干少。遵从领导就是维护团队，没有任何公司欢迎个人英雄主义。那种对领导的安排阴奉阳违，甚至有意抵制的做法，是任何公司都不允许的。有些人对领导不满，虽不当面发泄，却在背后乱嘀咕，有意诋毁领导的名誉，揭领导的家底，孰不知纸里藏不住火，没有不透风的墙，被领导知道的后果可想而知。因为领导需要把握的是全局，所以不管自己和领导的个人关系怎样，对他的看法怎样，工作场合中，领导就是领导，要以实际行动维护领导的威信。如果和领导发生意见分歧，不能当面顶撞，而应从尊重领导、维护领导威信的角度出发，婉转地表示自己的意见、看法。领导也是人，难免失误。这时下级应注意体谅，不能得理不饶人。特别要注意的是，提建议和意见应选在私下里或以书面形式，切忌当众提出，给领导难堪。在外人面前，对领导更要注意以礼相待，绝不能嚣张放肆。如果遇到不关心下级、以权压人，甚至给人穿小鞋的领导，也不要消极怠工或压不住火而到处发泄，要冷静对待，使自己的言行更加有理、有节。工作时遇到问题，不宜越过你的直接领导而去请示更高一层的领导，这是初入职场者容易忽视的一点。遇到问题，首先要向你的直接领导汇报，除非遇到特殊情况，否则不要轻易越级汇报工作。这样的举动，对你的直接领导来说，是一种不尊重。从高一级的领导的角度来看，你间接传达的是你的直接领导工作有问题，或者让人觉得你有特别的目的，这样的举动会给你的职场生涯带来许多麻烦。要想有效地同领导打交道，考虑一下他的工作目标和他所承受的压力是非常重要的。如能把自己放在领导的一个伙伴的位置上设身处地想问题，那么他自然就会同你合作，直到达到你的目的。当然，对领导的尊重并不等于唯命是从、唯唯诺诺，一味附和领导的看法，这样的下属领导并不欣赏。一个聪明的领导者，真正看中的是那种既懂得尊重自己，忠于职守，又有独立见解，自尊自重，不卑不亢的下属。

　　三、把握分寸。

　　与领导相处，一定要把握分寸，分清场合。即便你跟你的领导私下里关系不错，在工作中仍然要保持严肃的上下级关系，不要和其过于随便、亲近。例如称呼上，要称呼姓氏加职务;举止上要对领导表示出敬意，不要上下不分，比如不能在工作场合和领导勾肩搭背等;不能因为你与领导关系甚好，就可以有事没事地随意进入领导办公室闲聊。不维护领导的威信，在企业内部看来，是没有团队意识和合作精神的表现，在商务伙伴看来，不会维护自己企业利益、连领导都不懂得尊重的人，肯定不会懂得尊重商务伙伴。另外，上下级的关系首先是工作关系，对领导的私人要求则可酌情拒绝，不必担心拒绝领导会带来麻烦。在向领导提出不同意见之前，应先向领导的秘书或其他知情人了解领导的情绪如何。如果他情绪欠佳，你最好免开尊口。领导忙得不可开交时不要去找他;快吃午饭时也不要进领导的办公室，因为他在这时事务尤其繁杂，情绪也容易烦躁。自己心情不好时，别去找领导，此时只会让领导也跟着你一起愤怒，因此自己首先要心平气和。跟领导说话，要避免采用过分胆小、拘谨、谦恭、服从，甚至唯唯诺诺的态度讲话，改变诚惶诚恐的心理状态，而要活泼、大胆和自信。要尊重，要慎重，但不能一味附和。抬轿子吹喇叭等等，只能有损自己的人格，却得不到重视与尊敬，倒很可能引起领导的反感和轻视。

　　四、善于汇报。

　　关键处多向领导请示，征求他的意见和看法，是下级主动争取领导的好办法，也是下级做好工作的重要保证。进领导办公室，一定要轻轻敲门，经允许后才能进门。即使门开着，走到门口的时候，也要用适当的方式，比如敲敲开着的门，或向领导打个招呼，提示一下有人进来了，这也给领导一个及时调整体态、心理的准备。在递送资料、文件时，要正面朝向领导，双手恭敬地递送，以便对方观看。汇报时，站在领导办公桌前方1～1.5米处，不远不近。身体姿态要庄重、优雅。站着汇报时，应该身体直立，不可手舞足蹈或在领导面前走来走去说话;如果领导请你入座汇报，才可以坐着汇报工作，还要表示感谢。汇报工作时，说话吐字要清晰，条理要清楚。不可东一句西一句，想到哪就说到哪，没有系统性。在多数情况下，领导有很多事情需要处理，所以，汇报工作的时间控制在半个小时到一个小时最合适。汇报结束时最好做个小结，重复一下要点。汇报的事情不可投其所好，报喜不报忧，更不能歪曲或隐瞒事实真相。提供的情况一定要有理有据，准确、属实。在工作中，也许有投其所好、报喜不报忧的现象存在，但请记住：现在这个竞争激烈、快速发展的时代，并不是所有的领导都喜欢这种方式。对于领导提出的问题，如果一时回答不上来，不可胡编乱造，应该用笔马上记下来，待事后再作补充汇报。汇报结束，离开领导办公室时，要整理好自己汇报时用的材料，或在交流时喝茶水的用具，调整好座椅，说一声谢谢再离开。

　　五、学会争利。

　　在利益面前，没有必要逆来顺受，更不要过分谦让，应大胆地向领导要求自己应该得到的。丑话说在前头，在接受任务时谈好报酬，更容易让领导接受。当然，争利要把握好度，既不争小利，不计较小得失，又不过分争利。

　　六、独挡一面。

　　下级工作有独立性，才能让领导省心，领导才敢委以重任。合适地提出独立的见解、做事能独挡一面、善于把同事和领导忽略的事情承担下来是一个好下级必备的素质。锻炼工作独立性应从以下几方面着手：第一，要有独立见解。第二，能够独立地承担一些重量级任务。第三，把被同事忽略的事情承担下来。当领导交代的任务确实有难度，其他同事畏手畏脚时，要有勇气出来承担，显示你的胆略、勇气及能力。

【办公室主任如何当好领导的参谋助手】相关文章：