提升办公室秘书公文写作能力的途径

更新时间:2022-05-08 23:50:14 公文写作 我要投稿

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提升办公室秘书公文写作能力的途径

  第一步 接受拟稿任务

提升办公室秘书公文写作能力的途径

  这是公文写作的起点。在这一步中必须明确几个问题,领导交待任务的实质是什么?公文行文的目的何在?行文要求如何?公文重点放在哪里?这一步的关键是要善于揣摩领导的意图。因为公文写作是一种提令性写作,只要把领导的意图吃透并充分表达出来,材料就是基本成功的。揣摩领导意图的方法是听、记、消化。听就是在接受任务时集中精力听领导讲意图;记就是把领导讲的东西尽可能原原本本地记下来,以备写作时查阅;消化就是在听和记的基础上,充分理解领导提出的问题和观点。既要站在全局上去理解,因为领导交付的任务不可能讲得很细致、很全面,大都是要点式的;又要参照领导平时的一贯思想去理解,一般情况下,领导提出的问题都是经过长时间的实践和思考得出的结论。

  第二步 广泛收集材料

  这是公文写作的根据,没有材料就好比“巧妇难为无米之炊”,公文写作更是无从下笔。收集材料一是必须考虑表达主题的要求,围绕主题收集真实、准确、新鲜、典型的能反映事物本质特征的资料。二是明确收集材料的途径和方法。可以从现有的资料中收集,如单位基本情况、重点工作任务等,以了解有关情况;也可以深入工作的第一线,收集第一手“活”资料,以便反映工作中的动态信息;还可以从国家的政策法规中收集,为拟写公文寻找更多的权威性依据。

  第三步 拟定写作方案

  这是公文写作成功与否的关键,旨在确定一篇公文的主题思想、表达次序、各部门内容之间的衔接配合关系。

  主题思想的确定是以“解决什么问题”作为主线拓展思路,以“传递什么信息”作为主线提炼主题,以“受众需求心理”作为导向确立主题。具体来讲包含五个方面:一是领导应该讲什么?二是文件起草部门希望领导讲什么?即有关部门对于这项工作希望通过领导讲话传递出的工作信号。三是受众希望听到什么?受众对领导的讲话往往都有具体期盼,或是答疑解惑,或是肯定表扬,或是明确思路等。四是领导本人希望讲什么?每位领导讲话都有一贯的思路、风格及近期关注的重点、强调的要点等。五是上级希望领导讲什么?每项工作都应照上级领导机关的部署和要求开展,讲话中需要科学地传递上级的要求。

  表达次序是公文写作布局合理性的重要体现:一是善于提纲挈领,按照公文主题搭建提纲,拟定框架,反复基本布局结构的合理性。二是善于归纳整合,在把握公文整体结构的基础上,按照诉求重要性科学合理划分文章层级,使受从能通过标题基本判断行文逻辑。

  各部门内容之间的衔接配合关系通过素材的平衡、恰当的转折和流畅的过渡来实现,确保各个层级紧密衔接,减少文章的突兀感和生硬感。

  第四步 正式起草文稿

  这是公文写作的核心。在起草文稿过程中要把握以下几个环节:

  深度加工。把筛选所得的过加工处理,初步构建公文文本,对照公文提纲和框架结构,通过对信息模块的合并归类和填充,实现公文“由骨到肉”的质变。

  注重事例。公文写作要依事而论,在写作技巧上可借用“以事实说话”的笔法。如果全篇没有涉及实情的“干货”,那整篇文章就会沦为大话、空话、套话的堆砌,导致读者无趣、听者闹心。写材料既要仰望天空,更要脚踏实地,如总结性公文可以通过大量事例的直接引入增强文章说服力。这里要格外关注事例的典型性和真实性,不当的事例引用常常会造成适得其反的效果。

  善用数字。恰当选取各种数据能够增强公文的信息含量和说服务。对数字的选用要注意两点:一是数据的权威性,要使用权威部门发布的数据,非正式渠道搜集的数据要经过权威机构核实方能使用;二是数据的准确性,重要数据要以专业部门统计口径为准。

  做好会商。当公文内容涉及其他部门职仅范围时,应当主动协商,取得一致意见后才能对外行文;如有分歧,应加强协调直至取得共识,以防政出多门。

  强调升华。一般的材料只求四平八稳,优秀材料需要推陈出新、彰显特色。要实现从“一般”到“优秀”的飞跃,从“有形无神”到“形神兼备”,一要于常规处寻亮点,有效提炼出本单位工作的亮点和突出成就,以实实在在的内容震撼人心;二要于浅显处见真知,发散思维、升华思想、小中见大,把真知灼见融入到材料中;三要于文字处求新颖,在遣词造句上下功夫,注重语言的生动性和可读性,如通过恰当使用排比对仗等句式增强文章的气势和韵律,或借用一些约定俗成的古典语言增强公文的典雅和美感。


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